Lean office
Aumentare la produttività negli uffici è un’opportunità di risparmio ed ottimizzazione spesso sottovalutata.
- Riduzione degli sprechi
- Ottimizzazione dei processi
- Approccio scientifico
- Aumento delle attività con valore
Il metodo Lean Office di Toyota
La produttività degli uffici può aumentare, così come il fatturato, grazie all’organizzazione delle risorse interne nel modo corretto. Senza investimenti, con un approccio lean è possibile far crescere un’azienda partendo dall’eliminazione degli sprechi, dalla formazione del personale e dell’ottimizzazione dei processi interni.
Lean Office comprende un insieme di metodologie e tecniche per organizzare i flussi di documenti, informazioni e risorse all’interno degli uffici, con l’obiettivo di rendere tutto più snello, veloce e affidabile.
Aumentiamo le attività a valore aggiunto riducendo lo spreco, ovvero ogni processo che porta a dispersione di energia, errori, doppioni, rilavorazioni.
Le inefficienze degli uffici
Il concetto di spreco è nato nel reparto produzione di Toyota, ma con il tempo è stato adattato anche agli uffici, alla catena di fornitori ed anche all’ambito finanziario. Ma quali sono le inefficienze più grandi in questi luoghi?
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Sovrapproduzione
Creazione di informazioni non necessarie, in anticipo, stampe superflue, report che nessuno guarda, pile di documenti.
Creazione di informazioni non necessarie, in anticipo, stampe superflue, report che nessuno guarda, pile di documenti.
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Magazzini inutili
Libri, riviste, documenti impilati che nessuno legge, caselle di posta non analizzate, to-do-list solo teoriche, materiale cartaceo che potrebbe essere meglio gestito in modo digitale.
Libri, riviste, documenti impilati che nessuno legge, caselle di posta non analizzate, to-do-list solo teoriche, materiale cartaceo che potrebbe essere meglio gestito in modo digitale.
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Attesa
I tempi di risposta troppo lunghi, documenti in attesa di approvazione, mancanza di intercambiabilità tra ruoli, ritardi nelle riunioni.
I tempi di risposta troppo lunghi, documenti in attesa di approvazione, mancanza di intercambiabilità tra ruoli, ritardi nelle riunioni.
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Processi e spostamenti inutili
Mail in copia conoscenza non necessaria, mancanza di definizione precisa su ruoli e responsabilità, procedure informatiche assenti, spostamenti per recuperare documenti, stampanti o altri dispositivi lontani dalla postazione.
Mail in copia conoscenza non necessaria, mancanza di definizione precisa su ruoli e responsabilità, procedure informatiche assenti, spostamenti per recuperare documenti, stampanti o altri dispositivi lontani dalla postazione.
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Rilavorazioni
Attività non corrette al primo tentativo a causa di procedure mancanti, competenze non adeguate, perdita di documenti, mancanza di chiarezza sul processo ottimale della documentazione.
Attività non corrette al primo tentativo a causa di procedure mancanti, competenze non adeguate, perdita di documenti, mancanza di chiarezza sul processo ottimale della documentazione.
Lean office: la metodologia 5S
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SEIRI - Dividere ciò che serve per lavorare bene da ciò che è intralcio
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SEITON - Riordinare la postazione di lavoro, essenziale per l’efficienza
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SEISO - Pulire la postazione di lavoro, tutto deve essere limpido
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SEIKETSU - Standardizzare le operazioni, una volta trovato il processo giusto
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SHITSUKE - Diffondi questa filosofia ad ogni risorsa presente in azienda
Una comunicazione efficace
L’importanza del Visual Management
Rendere visibili e disponibili in modo semplice ed immediato gli obiettivi del processo Lean Office aiuta a costruire una mappa mentale, al fine di raggiungerli nel più breve tempo possibile. La rappresentazione grafica degli elementi aumenta la produttività, riduce l’errore, motiva i lavoratori e rende più trasparenti tutti i processi.
Comunicare con simboli risulta essere una strategia vincente sia per dare informazioni, sia per istruzioni o avvertenze. Via libera quindi alle frecce, alla geometria, ai colori.
